Narzędzie minimalisty – 5S, czyli porządek na biurku po japońsku




Tydzień temu pisałem o zasadzie “czystego biurka”. Natomiast poniższym tekstem chciałbym podzielić się z Tobą japońskim narzędziem, które pozwoli Ci metodycznie przeprowadzić porządkowanie biurka, a następnie ułatwi utrzymanie tego porządku. Inaczej mówiąc – pozwoli uzyskać “czyste biurko” i je utrzymać w tym stanie.

Wiosna to  czas, w którym wszyscy wokoło robią porządki. Porządkujemy przestrzeń w domu i w ogrodzie. Równie ważne jest miejsce, w którym spędzamy większą część dnia, czyli nasze stanowisko pracy.

Utrzymywanie porządku to nawyk, którego warto się nauczyć. Pamiętaj, że minimalistyczne życie, to nie tylko porządek w szafie czy w garażu, ale również na biurku.

Jak posprzątać biurko? Proponuję japońskie podejście 5S.

Składa się ono z pięciu etapów, gdzie nazwa każdego z etapów zaczyna się literą”S”. Oto te etapy:

1S – Sortowanie   

Zdejmij wszystko co masz na biurku i połóż na podłodze. Opróżnij szuflady i podziel wszystkie przedmioty na dwie grupy – “potrzebne minimum raz w tygodniu” i reszta. Jeśli masz 5 długopisów, to zostaw sobie jeden, a resztę schowaj poza biurkiem, np. gdzieś w pudełku w szafie. To będzie taki magazyn materiałów biurowych, z którego będziesz pobierać kolejne, ale tylko na zamianę. Będzie to jednocześnie budować w Tobie nawyk wymiany, a nie dokładania kolejnych przedmiotów.

Podobnie postępuj z innymi materiałami biurowymi. Na biurku trzymaj minimalną, ale rozsądną ilość, czyli jeden długopis, jeden bloczek post-itów, jeden kubek z kawą.

2S – Systematyka

Ustal miejsce dla wszystkich przedmiotów z grupy “potrzebne minimum raz w tygodniu”. Możesz oznaczyć to miejsce, aby było wiadomo, gdzie dany przedmiot ma się znajdować. Może to być naklejka ze słowem, albo kolor lub pudełko, kubeczek.

Nie zapominaj o kablach. Lepiej, aby nie były widoczne. Dzięki temu ich widok nie rozprasza i uzyskuje się bardziej minimalistyczny klimat.
Zajrzyj również pod biurko. Czy tam masz porządek i swobodę trzymania nóg?

3S – Sprzątanie

Posprzątaj na biurku i w szufladach, powycieraj kurze, wyczyść komputer, monitor, telefon, szuflady, odkurz podłogę pod biurkiem.

4S – Standaryzacja

Wdróż standard jaki wymyśliłeś/aś, czyli poukładaj potrzebne przedmioty na ustalone miejsca. Wprowadź oznaczenia jeśli są potrzebne, aby pamiętać, gdzie ma leżeć długopis, gdzie karteczki, a gdzie stać kubek.

5S – Samodyscyplina

Utrzymuj wdrożony standard, trzymaj się opracowanych zasad i ustalonych miejsc przedmiotów na biurku czy w szafce obok biurka.

Dodatkowe informacje i wskazówki:

1. Jeśli pracujesz z dokumentami papierowymi, to umieść na biurku lub w pobliżu biurka pudełko/kuwetkę rozmiaru A4 i wrzucaj tam pojawiające się dokumenty, a następnie codziennie lub raz w tygodniu przeglądaj je i planuj lub od razu wykonuj zadania w nich zawarte, aby stos nie rósł w nieskończoność. Takie pudełko pozwoli trzymać w jednym miejscu wszystkie papiery, aby nie przeszkadzały w pracy i nie rozpraszały podczas skupienia. Mogą to być faktury, rachunki, listy, gazety, czy paragony.

PAMIĘTAJ! Im mniej rzeczy na biurku tym lepiej. Podobnie jak w szafie w ubraniami.

2. Jeśli korzystasz z tablicy korkowej lub innej tablicy, to tam również usuń zbędne materiały i informacje. Poukładaj przyczepione karteczki, wprowadź ład i porządek. A dzięki temu uspokoisz oczy i zmniejszysz rozdrażnienie.

3. Pamiętaj też o kolorach. Stonowane kolory nie tylko na ścianie, ale również na post-itach czy tablicach korkowych. To również pozwoli spokojnie wykonywać swoją pracę, a nie ciągle przerywać Twoje skupienie i drażnić.

4. Dokładnie rozważ umieszczanie na biurku jakiś pamiątek. Czy rzeczywiście tego potrzebujesz? Jeśli tak, to ok, ale jeśli ta rzecz będzie Cię rozpraszać, to polecam nie umieszczać tego na biurku. Biurko do pracy jest miejscem do pracy, a nie do wspominania podczas pracy o minionych wakacjach.

Dlaczego to wszystko warto robić?

Minimalizm, to podejście, które mówi, aby posiadać i korzystać z minimalnej ilości rzeczy i przedmiotów. Chcąc prowadzić minimalistyczne życie trzeba byc spójnym wszędzie, a nie tylko minimalizować ilość ubrań w szafie, a na biurku mieć bałagan, który drażni. Takie podejście nabiera jeszcze bardziej na wartości w kontekście pracy w domu. Staramy się porządkować szafę, to nie zapominajmy o biurku.

Wyobraź sobie taką sytuację. Siedzisz w wygodnym fotelu, pijesz kawę, pełen relaks i odprężenie. Myślisz – ale ja mam fajne minimalistyczne życie. Dbam o ograniczanie zakupów ubrań, nie kupuję zbędnych pamiątek, które łapią kurz… i nagle odwracasz się i widzisz zawalone papierami biurko. I cały ten sielski obrazek znika.

Zatem pamiętaj – jeśli być minimalistą, to po całości!

Tak, wiem, to nie jest łatwe, ale nie musisz stać się minimalistą w jeden dzień! To proces, który trwa. To droga, a nie cel. Sądzę, że nigdy nie będziesz stuprocentowym minimalistą, ponieważ zawsze będzie można coś poprawić. I to jest OK. To ciągłe doskonalenie i upraszczanie naszego życia. Z czasem zbudujesz w sobie nawyki, które pozwolą nieświadomie utrzymywać ten stan.

Powodzenia!

Aha, metodę 5S można stosować nie tylko na biurku. Co jakiś czas będę pokazywał inne miejsca, gdzie ta metoda również działa.

Nie zapomnij odwiedzać mój profil na Facebooku: http://facebook.com/mrminimalistpl

Znajdziesz tam również ciekawe informacje, których nie ma na blogu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zobacz jeszcze